Betalningspåminnelse – så gör du för att skicka påminnelse
Om din kund inte betalar i tid behöver du skicka en påminnelse. Lagen ger tydliga instruktioner om vad som gäller för betalningspåminnelse, inklusive dröjsmålsränta, påminnelseavgift och förfallodag. Här berättar vi vad du kan göra.
Behöver du skicka en betalningspåminnelse? Använd Svensk Delgivning för att skicka ett rekommenderat brev eller beställa personlig delgivning. Då är du säker på att mottagaren verkligen får din påminnelsefaktura.
När kan man skicka en betalningspåminnelse?
Några dagar efter att en faktura förfallit kan du skicka en betalningspåminnelse till din kund.
Skicka den dock helst inte alltför nära förfallodagen. Fakturan kan vara betald men inte hunnit bli registrerad eller gått igenom bankgiro. Skickar du en påminnelse för tidigt skapar du bara onödigt arbete och riskerar att irritera kunden.
Men vänta heller inte för länge. Ju längre du väntar desto större risk är det att du
aldrig kommer att få betalt. Några dagar, upp till en vecka efter förfallodatum kan vara
lagom.
Hur ska man skicka påminnelse?
Det är god inkassosed att skicka en betalningspåminnelse innan du eventuellt skickar ett inkassokrav, men det är upp till dig att bestämma.
En påminnelsefaktura ska innehålla information om att fakturan förfallit och att du inte fått någon betalning.
I övrigt finns inga formella krav på hur den ska se ut. Vi rekommenderar dock att du bifogar bilagor som förklarar uppmaningen eller tydliggör vad du önskar av mottagaren.
Använder du ett faktureringsprogram kan det finnas en funktion att skicka påminnelsefaktura eller betalningsuppmaning där.
Tips – Rekommenderat brev och personlig delgivning
Vill du vara säker på att mottagaren verkligen får fakturan kan du skicka din betalningspåminnelse via rekommenderat brev eller personlig delgivning.
Förutom att du vet att mottagaren faktiskt får fakturan har dessa metoder fördelen att de avbryter preskriptionstiden för en skuld. Det kan alltså vara avgörande för att få betalt om skulden närmar sig preskription.
Rekommenderat brev är kostnadseffektivt och fungerar i de flesta fall. Har du anledning att tro att mottagaren försöker smita eller undviker att bli nådd är personlig delgivning ett effektivt sätt att nå fram och ge extra tyngd åt ärendet.
Påminnelseavgift
Har du och din kund avtalat om påminnelseavgift vid försenad betalning har du enligt lag rätt att ta ut 60 kronor om du skickar en betalningspåminnelse.
Skickar du inkassokrav får du ta ut 180 kronor och behöver du upprätta amorteringsplan får du ta ut 170 kronor.
Dessa avgifter är till för att täcka din administrativa kostnad och kan tillämpas för såväl privatpersoner som företag.
Förseningsersättning – 450 kr påminnelseavgift
Är din kund ett företag eller myndighet kan du dock välja att tillämpa förseningsersättning (FER) istället. Lagen ger dig nämligen rätt att ta ut en påminnelseavgift på 450 kr per faktura, plus eventuell dröjsmålsränta.
Finns inget avtal och det enda underlaget är fakturan kan förseningsersättningen tas ut i samband med att dröjsmålsränta får tas ut enligt räntelagen, vilket är efter 30 dagar. Har två företag med en affärsrelation avtalat en längre betaltid är det den som gäller. Myndigheter får inte kräva mer än 30 dagar betaltid.
Om förseningsersättning debiteras får inte förseningsavgift, avgift för inkassokrav eller amorteringsplan tas ut.
Dröjsmålsränta
Ange med fördel betalningsvillkor och dröjsmålsränta tidigt, exempelvis i avtal eller offert. Det bör åtminstone stå på fakturan.
Räkna ut dröjsmålsränta
Dröjsmålsränta enligt räntelagen beräknas på den ursprungliga fakturans totala belopp inklusive moms.
Den ska dock inte tas ut på eventuell faktureringsavgift, inkassoavgift eller påminnelseavgift. Inte heller får man ta ut dröjsmålsränta på dröjsmålsränta.
Räntan beräknas på samma sätt för kunder som är konsumenter som för näringsidkare men det finns vissa skillnader som rör villkoren:
- Ränta får tas ut av konsument från den dag som infaller 30 dagar efter fakturadatum, givet att det specificerats i avtal eller på faktura.
- Är kunden ett företag får dröjsmålsränta alltid tas ut efter 30 dagar, även om information om förseningsränta saknas.
- Dröjsmålsräntan kan förhandlas bort helt i avtal med konsument men inte med företag.
- Finns avtal gäller den procentsats som står i avtalet. En hög dröjsmålsränta kan öka chanserna att få betalt i tid. En alltför hög ränta riskerar dock att bli ogiltigförklarad.
- Om inget avtal kring dröjsmålsränta finns har du rätt att debitera referensränta + 8 procent. För första halvan av 2025 är referensräntan 3%, vilket ger en dröjsmålsränta på 11%. Här hittar du aktuell referensränta .
- För betalningspåminnelse till konsument gäller, ifall information om dröjsmålsränta på originalfakturan saknas, att ränta får börja tas ut först 30 dagar efter att du skickat påminnelsen.
Så kan du beräkna dröjsmålsränta
Anta att du skickar en faktura 1 mars under följande omständigheter:
- Ni har avtalat en räntesats på 12%.
- Förfallodag är 30 dagar efter fakturadatum.
- Fakturans belopp är 5000 kr.
Den 15 april skickar du en betalningspåminnelse.
Ränteperioden är då 31 mars – 15 april, vilket motsvarar 16 dagar.
Då ser din beräkning för dröjsmålsränta ut så här: 5000 kr x 0,12 x 16 dagar / 365 dagar. Det ger en ränta på drygt 26 kronor.
Hade ni inte avtalat en räntesats hade du istället behövt räkna på referensränta + 8% som räntesats.
Vad händer om kunden ändå inte betalar?
Nästa steg efter att du skickat en betalningspåminnelse är ofta att utfärda ett inkassokrav. Du kan göra det själv eller använda ett inkassobolag.
Lyckas inte det kan du istället ansöka om betalningsföreläggande hos Kronofogden. Det är förvisso tillåtet att gå till Kronofogden direkt och hoppa över betalningspåminnelse och/eller inkassokrav, men det är mer drastiskt och förstör sannolikt relationen till kunden.
Om kunden är ett företag kan du i vissa fall skicka en betalningsuppmaning enligt konkurslagen, med hot om konkurs för att driva in din skuld.
Så kan Svensk Delgivning hjälpa dig att skicka påminnelsefaktura
Har du anledning att tro att din kund inte avser betala eller är svår att nå?
Svensk Delgivning erbjuder två effektiva metoder att snabbt och enkelt skicka din betalningspåminnelse till mottagaren:
- Rekommenderat brev – en kostnadseffektiv lösning när du inte har anledning att tro att mottagaren undviker delgivning men vill markera seriositeten i ditt ärende.
- Personlig delgivning – du markerar extra mycket att ärendet ska tas på allvar, vilket brukar öka mottagarens benägenhet att agera omedelbart. Här överlämnar en auktoriserad delgivare handlingen till mottagaren.
Båda metoderna kan användas för att avbryta preskriptionstiden för en skuld.
Om mottagaren vägrar att ta emot eller signera handlingen har vi befogenhet att genomföra stämningsmannadelgivning. Detta innebär att vi kan delge dokumentet via en hushållsmedlem, mottagarens arbetsgivare, eller genom att dokumentera att mottagaren vägrat ta emot det. Vi kan ibland även delge utan att påträffa mottagaren om lagkrav uppfylls.
Fördelar med att anävnda delgivningsman
Att använda en godkänd delgivningsman gör din betalningspåminnelse mer formell och auktoritativ. Det skapar omedelbar seriositet och förtroende i kommunikationen, vilket ökar sannolikheten för att mottagaren agerar snabbt.
Faktum är att många mottagare ofta ringer avsändaren direkt efter delgivningen, innan ärendet ens hunnit registreras som avslutat hos oss på kontoret. Med Svensk Delgivning kan du enkelt beställa både rekommenderade brev och personlig delgivning helt digitalt. Klicka nedan för att läsa mer och komma igång!